Mit der SAP-Datenarchivierung bei Rücker hat Varelmann ein umfangreiches Archivierungsprojekt termingerecht umgesetzt und damit messbare Performance- und Kostenvorteile erzielt. Innerhalb weniger Monate wurde die SAP-Datenbank deutlich reduziert,historisch gewachsene Datenstrukturen bereinigt und eine nachhaltige, automatisierte Archivierungslandschaft etabliert. Das Ergebnis ist ein stabileres System, geringere Betriebskosten und eine belastbare Grundlage für zukünftige SAP-Transformationen.

Über Jahre hatten sich bei Rücker erhebliche Datenmengen im SAP-System angesammelt. So lagen beispielsweise rund 20 Jahre FI-Belegdaten mit mehr als 134 Millionen Datensätzen in produktiv genutzten Tabellen.

Zusätzlich existierten unvollständige oder nie abgeschlossene Prozessketten, insbesondere in Transport- und
Logistikprozessen. Stetig wachsende Datenbestände führten zu spürbaren Performanceeinbußen im Tagesgeschäft und zu steigenden Infrastrukturkosten – besonders mit Blick auf zukünftige S/4HANA-Sizing-Modelle. Der klare Wunsch, das System frühzeitig und strukturiert auf die kommende S/4HANA-Transformation vorzubereiten, gab den Anstoß für das Archivierungsprojekt.

Varelmann übernahm das Projekt ganzheitlich – von der Analyse über die Konzeption bis hin zur Umsetzung, Automatisierung und Übergabe an den Betrieb. In der umfassenden Systemanalyse zu Beginn wurden alle genutzten SAP-Module und relevanten Archivierungsobjekte ausgewertet, Tabellenvolumina analysiert und konkrete Archivierungspotenziale identifiziert. Parallel prüfte das Projektteam die bestehenden Prozess ketten und analysierte Ursachen für nicht archivierbare Belege.

Darauf aufbauend wurde ein kundenspezifisches Archivierungskonzept entwickelt. Zentrales Element war die Definition individueller Residenzzeiten mit dem Ziel, nur noch drei Jahre aktive Daten im System vorzuhalten – bei gleichzeitiger Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Archivierungsobjekte
und deren Reihenfolge wurden fachlich sauber definiert und in einer End-to-End-Logik über vollständige Prozessketten hinweg konzipiert.

In der technischen Umsetzung richtete Varelmann mehr als 30 Archivierungsobjekte ein und setzte regelmäßige Archivierungsjobs auf. Die Archivdateien sind darin serverbasiert abgelegt, der Zugriff erfolgt vollständig über SAP-Standardmechanismen wie ADK und ArchiveLink. Archivierte Belege bleiben damit direkt aus den bekannten Transaktionen heraus nachvollziehbar – ohne zusätzliche ECM-Systeme.

Ein wesentlicher Projektbestandteil war das konsequente Fehlerhandling. In enger Abstimmung mit den Fachbereichen wurden zahlreiche nie abgeschlossene Transportprozesse identifiziert und mithilfe von Sonderprogrammen korrigiert, um eine vollständige Archivierung zu ermöglichen.

Abschließend wurde eine vollständig automatisierte Archivierungslandschaft aufgebaut, dokumentiert und an die interne SAP-Basis von Rücker übergeben. Schulungen stellten sicher, dass der Betrieb langfristig eigenständig und stabil weitergeführt werden kann.

Die Ergebnisse des Projekts sind klar messbar. Die SAP-Datenbank wurde massiv reduziert, was zu einer deutlich verbesserten Systemperformance und stabileren
Abläufen im Tagesgeschäft führte. Gleichzeitig sanken die Infrastrukturkosten, etwa für Speicher und HANA-Sizing. Langfristig ergeben sich damit relevante Lizenz- und Betriebskostenvorteile, bei der Einsparungen von bis zu zwei Preisstufen realistisch sind.

Darüber hinaus brachte das Projekt einen deutlichen Qualitätsgewinn. Zahlreiche Prozessfehler und Dateninkonsistenzen wurden sichtbar und bereinigt. Unvollständige Belegketten gehören der Vergangenheit an, die Datenqualität und Transparenz im System haben sich nachhaltig verbessert.

Heute laufen die Archivierungsprozesse bei Rücker vollautomatisch. Das SAP-System bleibt dauerhaft schlank, performant und wartbar. Gleichzeitig ist das Unternehmen technisch und organisatorisch gut aufgestellt für kommende SAP-Schritte. Die Datenarchivierung ist kein einmaliges Aufräumprojekt mehr, sondern ein fester Bestandteil einer sauberen und zukunftsfähigen Systemstrategie.

Das Projekt war geprägt von einem außergewöhnlich großen historischen Datenvolumen, komplexen Prozessketten über mehrere SAP-Module hinweg , in denen sich über die Jahre nicht final abgeschlossene Prozessvorgänge angesammelt hatten. Trotz dieser Rahmenbedingungen konnte das Vorhaben in einer sehr kurzen Projektlaufzeit von Februar bis Mai 2025 erfolgreich abgeschlossen werden.

Mit der Datenarchivierung bei Rücker zeigt Varelmann, wie Unternehmen ihre SAP-Systeme nachhaltig entlasten, Kosten reduzieren und gleichzeitig strukturell für zukünftige S/4HANA-Transformationen vorsorgen können. Durch fundierte Analyse, konsequente Prozessbereinigung und einen klaren Automatisierungsansatz wurde aus einem über Jahre gewachsenen Datenbestand eine transparente, leistungsfähige und dauerhaft beherrschbare Systemlandschaft.