Als einer der europaweit führenden Hersteller entwickelt und produziert Dr. Schumacher eigene und Private Label- / OEM-Produkte für die Bereiche Desinfektion, Hygiene, Reinigung und Kosmetik. Das Unternehmen liefert jährlich mehr als 11.300 Tonnen Desinfektionsmittel und rund 300 Millionen Packungen feuchter Tücher an den Markt.
In Zusammenarbeit mit Varelmann wurde erfolgreich eine S/4HANA Conversion realisiert. Innerhalb eines anspruchsvollen Zeitrahmens von einem Jahr gelang es, eine reibungslose Migration ohne Ausfallzeiten umzusetzen. Die Conversion erfolgte auf das Zielrelease 2023 FPS 01 im Brownfield-Ansatz und beinhaltete eine projektbegleitende Datenarchivierung.
Ausgangssituation
Dr. Schumacher stand vor der Herausforderung, seine bestehende SAP-Landschaft auf die neueste S/4HANAVersion zu aktualisieren. Die bisherigen Systeme stießen an ihre Leistungsgrenzen. Um zukünftige Anforderungen zu erfüllen und die hohe Produktivität zu gewährleisten, war ein Upgrade notwendig. Zu Projektbeginn fehlte eine spezifische Planung. Anvisiert wurde eine Brownfield-Conversion mit Fokus auf Datenarchivierung und technischer Stabilität. Die ursprüngliche SAP Einführung erfolgte 2007 mit Unterstützung von Varelmann.
Umsetzung im Projekt
Das Projekt begann mit einer umfassenden technischen Analyse, einschließlich eines SAP Readiness Checks, welcher den Aufwandsrahmen von 305 Projekttagen ermittelte. Der wirkliche Startpunkt war die Implementierung einer ersten Sandbox-Umgebung. Intensive Vorarbeiten, wie die Archivierung und Bereinigung von Inkonsistenzen sowie die Nutzung des Fiori-Interfaces zur Optimierung der Benutzeroberfläche, wurden durchgeführt. Komplexe Module und Funktionen wurden eingeführt und aktualisiert, um den Anforderungen von Dr. Schumacher gerecht zu werden.
Im September 2024 erfolgte die Conversion des Entwicklungssystems, bei der vorhandene Daten in das neue System überführt und angepasst wurden, um eine reibungslose Weiterverarbeitung zu gewährleisten. Daraufhin begann die sogenannte Frozen Zone, eine Phase ohne Änderungen an bestimmten Systemen oder Prozessen, um Risiken für den Go-Live zu minimieren. Im November 2024 wurde die Conversion des Qualitätssicherungssystems abgeschlossen, bei der besonders hohe Standards zur Datenmigration angewendet wurden, um die korrekte und fehlerfreie Übernahme der Daten sicherzustellen. Am 30. Dezember 2024 fand schließlich der reibungslose Go-Live statt.
Ergebnisse
Dank der Vorprojekte und der starken internen IT-Abteilung von Dr. Schumacher konnte eine hocheffiziente Umstellung auf S/4HANA realisiert werden. Der Go-Live verlief ohne Unterbrechungen, was es Dr. Schumacher ermöglichte, den Geschäftsbetrieb um den Jahreswechsel ohne signifikante Störungen fortzuführen. In der Hypercare-Phase im Januar 2025 wurden lediglich etwa 40 Probleme dokumentiert. Keines von ihnen war kritisch und sie beeinträchtigten damit den Geschäftsbetrieb nicht.
Die begleitende Datenarchivierung und die gründliche Bereinigung der Systemlandschaft führten zu einer deutlichen Verbesserung der Systemperformance und -stabilität. Die erfolgreiche Migration legt den Grundstein für zukünftige Innovationen und Prozessoptimierungen, womit Dr. Schumacher nun bestens gerüstet ist, um auf zukünftige geschäftliche und technologische Herausforderungen zu reagieren. Zudem trugen intensive Untersuchungen und die Realisierung neuer Controlling-Themen zur Optimierung der Controlling-Prozesse bei, was die Genauigkeit und Effizienz der fundierten Entscheidungsfindung verbessert.
Schlussfolgerungen und Besonderheiten
Das Projekt zeichnete sich durch die Zusammenarbeit auf Augenhöhe aus, die während der gesamten Dauer intensiv gelebt wurde. Die Problemlösung und die Einhaltung des Projektplans standen stets im Vordergrund. Diese enge Zusammenarbeit ermöglichte eine signifikante Reduzierung der Entwicklungsaufwände.
Ein weiterer Schlüsselfaktor war die flache Hierarchiestruktur mit kurzen Entscheidungswegen, die ein schnelles und effektives Handeln erlaubten. Die enge Zusammenarbeit mit der starken internen ITAbteilung, die über umfangreiches Prozess-Know-how verfügt, spielte ebenfalls eine entscheidende Rolle. Das Vertrauen, das die Geschäftsführung in die Projektleitung und das Projektteam setzte, förderte die Übernahme von Verantwortung und zeigte sich in der hohen Eigenverantwortlichkeit innerhalb des Teams.
Die langjährige Beziehung von Varelmann und Dr. Schumacher zeichnet sich durch kontinuierliche Optimierungen und Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse von Dr. Schumacher aus. Im Vorjahr des Conversion-Projekt wurde ein Supportvertrag zur laufenden Betreuung vereinbart. Das SAP AMS Klassik-Paket konnte parallel zum S/4HANA-Projekt das Projektteam durch seine Vorteile entlasten:
- Support Desk als zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen und Probleme
- Planbare Kosten begrenzt sorgen für Transparenz
- Verlässliche Reaktionszeiten gemäß Service Level Agreement minimieren Ausfallzeiten
- Deutschsprachige Berater mit umfassender SAP-Expertise liefern optimalen Service
Wie geht es weiter?
Die erfolgreiche Zusammenarbeit wird fortgesetzt. Ein SAP Roll-out im Werk Izmir, Türkei, soll zukünftiges Wachstum unterstützen und Produktionsprozesse nahtlos integrieren. Im Zuge eines kontinuierlichen Optimierungsprogramms wird außerdem die Margin Analysis im SAP FI implementiert, um die Profitabilität noch gezielter analysieren und nachhaltig steigern zu können. Ein weiteres Projekt ist die Integration eines externen Rezepturmanagement-Tools am Standort in Polen, über das auch Rückmeldungen zu Prozessaufträgen und weitere Transaktionen für das Lager angesteuert werden. Varelmann wird die Anbindung sicherstellen, sodass alle benötigten Prozesse integriert und automatisiert zu SAP ablaufen.
