Document Indexing: Optimieren Sie Ihre Suchergebnisse

4. Januar 2021

Die Indexierung von Dokumenten optimiert Ihre Suchergebnisse

Neben der revisionssicheren Ablage von Dokumenten aus dem SAP über Connect to SAP Version 2 ist es im Rahmen von Geschäftsprozessen oft nötig, auch über andere Wege auf die Dokumente zuzugreifen. Die Indexierung der Dokumente verbessert die Suchergebnisse dabei wesentlich.

Die Highlights im Überblick

Erlaubt die Übergabe von Daten in die Indexfelder von DocuWare
Kann zum Füllen von Indexierungshilfen verwendet werden
Kann durch das Setzen von z.B. Statusfeldern auch Workflows im DocuWare triggern
Ist jederzeit flexibel anpassbar
Auch nachträglich kann die Indexierung von Dokumenten noch angepasst oder ergänzt werden
Wird in die Eventsteuerung von SAP integriert
Alle Programme liegen in einem geschützten Namensraum

Eine Volltextsuche bietet die Möglichkeit, den gesamten Inhalt archivierter Dokumente zu durchsuchen. Diese Suche ist jedoch häufig zu ungenau und kann Dokumente beinhalten, die für den eigenen Prozess nicht relevant sind. Bessere Ergebnisse lassen sich erzielen, wenn die Indexfelder von DocuWare genutzt werden. Damit die Indexfelder passend zu einem Beleg gefüllt werden, nutzt man das Document Indexing. Beim Ablegen der Dokumente werden dabei aus SAP heraus Indexdaten an DocuWare übergeben. Dabei handelt es sich z.B. um Kundennummern, Belegnummern und -datum etc.

Mithilfe der Indexierung können sowohl Non-SAP User als auch externe Personen auf die Dokumente zugreifen. Zusätzliche Zugriffsregeln können in DocuWare über die benutzerdefinierten Abfragen festgelegt werden. Durch die hohe Flexibilität der Software können beliebige Daten aus SAP an DocuWare mit einer Aktualisierung in Echtzeit übergeben werden.

Darüber hinaus kann dieses Tool Indexierungshilfen in DocuWare füllen. Als Beispiel dienen Partnername und -nummer der Geschäftspartner oder auch Sachkonten und Kostenstellen.