Enterprise Content Management (ECM) und SAP

Enterprise Content Management (ECM) und SAP

Mit einem ECM-System können Sie unterschiedliche Dokumente sicher und geschützt archivieren – auch direkt aus SAP. Dabei steht im Vordergrund, die archivierten Daten schnell und einfach wiederzufinden und zeitgleich die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Mit einem ECM-System können Sie unterschiedliche Dokumente sicher und geschützt archivieren – auch direkt aus SAP. Dabei steht im Vordergrund, die archivierten Daten schnell und einfach wiederzufinden und zeitgleich die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Reibungsloser Dokumentenfluss für optimale Transparenz

In allen Abteilungen eines Unternehmens sorgt ein Enterprise Content Management System für Vorteile, indem es bei der Koordination von Produktion, Aufbewahrung und Verteilung von Informationen an alle Unternehmensbeteiligten hilft. So werden Kosten reduziert, und die Effizienz sowie die Zufriedenheit der Belegschaft gesteigert.

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Mithilfe von Enterprise Content Management Software wird die Arbeit mit Dokumenten in Unternehmen digitalisiert und automatisiert. Neben dem Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten zählt das Erstellen und Archivieren zu den Aufgaben des Enterprise Content Managements.

Mehrere Mitarbeiter können parallel auf das gleiche Dokument zugreifen – bei Bedarf mit mobilen Endgeräten. Ebenso können Lieferanten und Kunden mit definierten Zugriffsrechten das Enterprise Content Management nutzen. So wird die digitalisierte und effiziente Zusammenarbeit möglich. Im Vergleich zu einem Dokumentenmanagement System (DMS) werden in einem ECM alle Abläufe der Dokumentenbearbeitung digitalisiert und automatisiert.

Archivieren mit ECM Systemen

Welche Vorteile bietet eine Enterprise Content Management Lösung?

Digitaler Workspace: Dokumente jederzeit verfügbar und nachvollziehbar

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, entfernen sich Unternehmen mithilfe von ECM-Lösungen vom traditionellen Büromodell hin zur flexiblen, mobilen und örtlich verteilten Belegschaft. In Geschäftsprozesse involvierte Mitarbeiter können von überall und jederzeit unabhängig von ihrem Endgerät arbeiten. Es kommt zu keiner zeitlichen Verzögerung bei wichtigen Entscheidungen.

Ständig verfügbare Dokumente, gemeinsame, gleichzeitige Arbeit an Dokumenten und dokumentierte Veränderungen der Arbeitsfortschritte steigern Transparenz und Effizienz. Digitale Dokumente erhöhen zudem die Sicherheit und die Compliance. Verschlagwortung und Volltextsuche vereinfachen die aktive Verwaltung und stellen die einfache Wiederauffindbarkeit der Dokumente sicher.

Digitales Vertragsmanagement: Ortsunabhängig Dokumente signieren

In vielen Bereichen haben digital unterschriebene Dokumente mittlerweile Rechtsgültigkeit. Die Geschäftsvorgänge werden damit beschleunigt und dezentral optimiert. Das Zueinanderfinden von Vertragspartnern geschieht ohne den Zeitverlust der Postwege von Papierdokumenten.

Das digitale Vertragsmanagement macht die Vertragsverwaltung transparenter und ermöglicht ein einfacheres Controlling belangvoller Verträge. Der Trend geht mehr und mehr hin zur digitalen Signatur. Alle Beteiligten sollten kurzfristig auf die Schriftstücke zugreifen und diese unterschreiben können, unabhängig ihres Aufenthaltsortes.

ECM Einsatz im Recruiting

Digitales Recruiting: Struktur und Transparenz im Bewerbungsprozess

Durch die Digitalisierung im Unternehmen eröffnen sich ebenso neue Möglichkeiten bei der Auswahl von Mitarbeitern. Ein ECM kann für ein effizienteres Recruiting sorgen. Bewerbungsunterlagen sowie Arbeitsverträge lassen sich digitalisieren und das ECM hilft, der Masse an Bewerbungen strukturiert beizukommen.

Komponenten und Anwendungsbereiche von ECM Lösungen

Diverse Komponenten decken die unterschiedlichen Ebenen der Dokumentenverwaltung ab:

Capture

Erfassen

Manage

Verwalten

Store

Speichern

Preserve

Bewahren

Deliver

Ausgeben

ECM-Systeme kommen in kleinen und mittleren Unternehmen, Konzernen oder Behörden zum Einsatz. Unternehmen jeder Branche profitieren im administrativen sowie operativen Bereich von einem ECM. Die Bereiche in denen ECM-Systeme am häufigsten effizienzsteigernd verwendet werden, sind das Rechnungswesen, das Personalwesen, der Vertrieb, der Einkauf sowie die Rechtsabteilung.

Das hohe Dokumentenvolumen im Rechnungswesen und die gesetzlichen Bestimmungen bezüglich der dauerhaften Aufbewahrung lassen sich mit ECM-Lösungen zeit- und papiersparend automatisieren: Die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und an alle relevanten Stellen im Unternehmen gezielt verteilt – bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung. Ähnlich effizienzsteigernd finden ECM-Lösungen bei Personalprozessen Anwendung. Urlaubsanträge, Dienstreisen, digitale Gehaltsabrechnungen, die digitale Personalakte und die automatisierte Überwachung jeglicher Löschfristen sind entscheidende Einsatzbereiche.

Im Bereich Vertrieb werden mithilfe von ECM-Lösungen mehr Angebote in weniger Zeit erstellt und versendet, was zu einem besseren Cash-Flow führt. Die Basis jeder geschäftlichen Partnerschaft beruht auf Verträgen. Die Historie eines vertraglichen Dokumentes mit allen Vorlagen und Versionen ist transparent einsehbar. Fristen werden überwacht sowie die betriebsinternen Genehmigungsprozesse gezielt verfolgt und automatisiert dokumentiert.

Integration in vorhandene Systemlandschaften

Zum Datenaustausch und zur effektiven Zusammenarbeit gilt es, ein ECM-System bedarfsgerecht in vorhandene Systemstrukturen zu integrieren. Dies geschieht über Schnittstellen und intelligente Integrationsmöglichkeiten. Dokumente, die im ECM-System archiviert sind, stehen damit für automatisierte Geschäftsprozesse und Workflows zur Verfügung.

ECM Systeme und SAP integrieren

Unsere Services für Ihr ECM

Wir bauen auf den Erfahrungsschatz unseres SAP-/ECM-Teams bei der optimalen Einrichtung Ihres ECM-Systems – angepasst an Ihre Prozesse. Als autorisierter DocuWare Partner unterstützen wir Sie in den Bereichen Kosteneinsparung, Wissensmanagement, Prozesslaufzeiten, Auskunftsfähigkeit, Zeiteinsparung und Transparenz. Neben Docuware gehören auch andere ECM-Systeme zu unserem Erfahrungsschatz.

Projektarbeit

Schulung

Wartung

Support

ECM-Beratungsdienstleistungen von Varelmann

Wir bieten Ihnen Projektleitung und -durchführung, individuelle Schulungen sowie Wartung und Support aus einer Hand. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Archivauswahl und beraten umfassend bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen. Zudem führen wir Archivmigrationen durch. Unser transparentes Projektvorgehen in Verbindung mit unseren innovationsfreudigen Lösungen sowie die zeitnahe Umsetzung der Projekte zeichnen unsere Arbeit aus. Dadurch konnten wir in den vergangenen Jahren viele nachhaltige Partner- und Kundenbeziehungen aufbauen und erfolgreiche Projekte durchführen.

Durch unsere Erfahrung bei der Implementierung und Wartung von ECM-Systemen können wir sicherstellen, dass alle relevanten Schritte im Detail mit Ihnen besprochen und abgestimmt werden. Das gibt Ihnen Sicherheit und uns die Gewissheit, für Sie das optimale Ergebnis zu erarbeiten.

Wir schaffen Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern

Mit dem Wissen um die Bedürfnisse unserer Kunden gestaltet unser Entwicklungsteam Lösungen, die zur Funktionalität und Integration von ECM-Systemen in bestehende Systeme, wie etwa SAP, beitragen und damit den Arbeitsalltag vereinfachen.

Docuware Connect 2 SAP

SAP Systeme mit Docuware erweitern

Die von Varelmann entwickelte Schnittstelle Connect to SAP Version 2 garantiert die Integration von SAP mit Ihrem ECM System. Connect to SAP Version 2 ist durch die SAP und DocuWare zertifiziert. Die Schnittstelle erlaubt es, SAP-Business-Objekte mit archivierten Dokumenten zu verknüpfen und den Zugriff aus SAP jederzeit zu ermöglichen. Nach dem Erfolg in der SAP ERP ECC Umgebung hat die SAP auch die zweite Version für S/4HANA Systeme zertifiziert. Damit steht eine zukunftssichere ECM-Lösung integriert in SAP zur Verfügung.

Varelmann USt-ID-Check in DocuWare

Optimierung im Rechnungseingang in DocuWare

Nach §14 des Umsatzsteuergesetzes muss bei der Rechnungsprüfung die Identität des Rechnungsstellers geprüft werden. Mit dem Varelmann USt-ID-Check in DocuWare wird diese Aufgabe automatisiert und damit erleichtert. Die notwendige qualifizierte Überprüfung der Handelspartner wird direkt im DocuWare ECM System als standardisierte REST Web Service Funktion integriert. Bei relevanten Geschäftsprozesse werden die nötigen Parameter automatisch ermittelt und für die Prüfung verwendet.

Um eine hohe Qualität der Prozesse sicherzustellen und gleichzeitig den Service für unsere Kunden zu verbessern, entwickeln wir weitere Lösungen und bieten beispielsweise standardisierte Lösungen wie den USt-ID-Check im SAP Umfeld an. Daneben können wir auch die Entwicklung effizienter Individuallösungen leisten.

Ihr Ansprechpartner für den Bereich ECM

Marc Linhose

marc-linhose-enterprise-content-management